Guia para reduzir custos na gestão de facilities

Reduzir custos na gestão de facilities não significa cortar indiscriminadamente itens do orçamento. A eficiência surge da padronização de processos, de escolhas que consideram o ciclo de vida de cada ativo e da capacidade de medir o que realmente importa para corrigir rotas com rapidez. Em um cenário de margens pressionadas e de usuários mais exigentes, a gestão de facilities precisa sustentar qualidade, segurança e conforto, ao mesmo tempo em que comprova resultados com indicadores claros e comparáveis.

Nos últimos trimestres, o setor de serviços voltou a crescer, o que aumenta a pressão sobre a gestão de facilities para lidar com maior circulação de pessoas, mais chamados e expectativas elevadas de disponibilidade. Segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), maio de 2025 marcou o quarto resultado positivo consecutivo da Pesquisa Mensal de Serviços, com o volume total do setor 17,5% acima do nível pré-pandemia e no ponto mais alto da série histórica ao lado de outubro de 2024. Esse crescimento, impulsionado por serviços profissionais, administrativos e complementares, justamente o núcleo que sustenta muitas rotinas de facilities nos ambientes corporativos. Esse avanço reforça a necessidade de eficiência máxima para atender à demanda crescente sem elevar os custos.

Quando se fala em redução de custos, duas armadilhas aparecem com frequência. A primeira é a busca por economias imediatas que geram efeitos colaterais nos meses seguintes, como compras oportunistas de insumos incompatíveis ou a troca por produtos de menor desempenho que elevam o consumo por uso. A segunda é a falta de visibilidade do custo total de propriedade, que oculta despesas de manutenção, tempo de equipe, desperdício e paradas não planejadas. Superar essas armadilhas depende de governança, padronização e um fluxo contínuo de indicadores que orientem ações corretivas rápidas.

Neste artigo vamos abordar, de forma prática e objetiva, como reduzir custos sem sacrificar a qualidade do serviço. Você verá como mapear o custo total de propriedade, desenhar padrões técnicos para estabilizar o consumo, estruturar métricas simples que revelam onde o orçamento está escapando e transformar metas em resultados de forma sustentável.

Por que a gestão de facilities exige foco permanente em custos?

A gestão de facilities reúne serviços que garantem o funcionamento de prédios corporativos, plantas industriais, hospitais, universidades, centros logísticos e shopping centers. Trata-se de uma disciplina que conecta limpeza profissional, manutenção predial, paisagismo, segurança, abastecimento, hospitalidade e apoio a usuários. Em ciclos de expansão do setor de serviços, cresce a circulação de pessoas e, com ela, a expectativa de ambientes limpos, seguros e confortáveis. Nessa realidade, qualquer desperdício ou parada não planejada compromete a experiência do usuário e aumenta o custo de manutenção corretiva.

Nesse ambiente, o papel do gestor é integrar decisões técnicas a objetivos financeiros. O caminho mais sólido combina três pilares. Primeiro, clareza sobre o que precisa ser entregue em cada ambiente e em cada turno, traduzido em padrões de execução e em metas de desempenho. Segundo, padronização de equipamentos e insumos que ofereçam rendimento por uso e robustez adequada ao fluxo de pessoas. Terceiro, uma camada de medição simples que compare janelas equivalentes, identifique desvios e permita intervenções rápidas antes que pequenos problemas virem custos recorrentes. Quando esses pilares operam juntos, a redução de custos deixa de ser corte linear e passa a ser consequência de um sistema mais estável.

Onde estão os custos ocultos e como eliminá-los

Os orçamentos de facilities costumam se concentrar em pessoas, insumos e contratos terceirizados. É nesses mesmos grupos que se escondem as perdas menos visíveis, que afetam o resultado mês a mês. Uma fonte recorrente de desperdício está na incompatibilidade entre equipamentos e consumíveis. Dispensers e insumos que não conversam entre si, por exemplo, geram variações de porcionamento, aumentam o consumo por usuário e obrigam reposições fora de rota. Isso gera mais compras e mais horas improdutivas.

Especificações mal definidas geram desperdício. Quando um ambiente de alto fluxo recebe soluções para baixo uso, a equipe fica reativa, correndo para repor insumos e atender chamados. O contrário também custa caro: superdimensionar equipamentos em áreas pouco usadas prende capital sem retorno e dificulta a manutenção. A saída é tratar a compatibilidade técnica como regra e encarar o dimensionamento como um projeto de engenharia de uso, baseado em fluxo, perfil de usuários e metas de disponibilidade.

Há desperdícios operacionais importantes: rotas mal planejadas causam deslocamentos e interrupções; estoques longe do consumo aumentam reabastecimentos e viagens; falhas de comunicação geram retrabalho e atrasos. O primeiro passo para atacar essas perdas é construir um mapa da operação, com tempos de ciclo, pontos de maior variabilidade e gargalos logísticos. A partir desse retrato, pequenas mudanças de arranjo físico e de sequência de tarefas costumam liberar minutos por turno que, somados, viram horas reaproveitadas em atividades críticas.

Uma frente relevante de ganhos está no custo em uso — ou seja, no gasto real por usuário ao longo do tempo — especialmente em áreas de alto impacto, como banheiros, copas e praças de alimentação. Monitorar e otimizar esse consumo evita desperdícios e reduz o custo total de operação. Quando a operação padroniza porcionamento, valida a capacidade dos refis e estabiliza a cadência de reposição, o consumo passa a ser previsível. Isso reduz rupturas, melhora a disponibilidade e, sobretudo, cria um histórico confiável para negociar contratos com base em metas realistas. A meta deve ser simples de verificar em campo, para que o próprio time consiga auditar, ajustar e manter o novo patamar sem depender de projetos paralelos.

Custo total e padronização: como gastar menos e melhor

A compra mais barata nem sempre é a mais econômica quando se considera o ciclo de vida do ativo. O custo total de propriedade, conhecido como TCO, soma aquisição, instalação, consumo por uso, manutenção, tempo de reposição, descarte e suporte técnico. Um equipamento que custa menos na nota fiscal pode se revelar mais caro em poucos meses se não controlar porções, exigir refis de baixo rendimento ou demandar intervenções frequentes de manutenção. Olhar o TCO é, portanto, comparar alternativas com a régua que interessa ao negócio: quanto custará manter a solução entregue, disponível e eficiente ao longo do tempo.

Os dados setoriais reforçam porque esse olhar ganhou peso. Segundo a ABIPLA (Associação Brasileira das Indústrias de Produtos de Higiene, Limpeza e Saneantes de Uso Doméstico e de Uso Profissional), a produção industrial de saneantes cresceu 5,6% em 2023, com faturamento de 7,5 bilhões de dólares e aumento de 4,8% no emprego direto. Um parque industrial mais ativo e diverso amplia o leque de opções técnicas e de faixas de preço, o que torna indispensável comparar soluções por desempenho e custo de ciclo de vida, e não apenas por preço de entrada. Para o gestor, esse contexto permite negociar melhor, sem abrir mão de requisitos de rendimento, durabilidade e suporte.

Padronizar é o passo seguinte. Quando a organização consolida uma família de equipamentos compatíveis e define padrões de dimensionamento por tipo de ambiente, o treinamento fica mais rápido, a variabilidade de consumo cai e o estoque se simplifica. Em redes com múltiplos sites, a padronização cria um idioma único para comparar resultados e acelerar a curva de aprendizado. Esse movimento reduz erros de aplicação, evita compras fora de especificação e facilita o remanejamento de peças e insumos entre unidades, encurtando prazos de atendimento e de reposição.

A lógica do TCO também se aplica a contratos de serviços. Ao integrar escopos complementares, como limpeza, recepção e manutenção predial, a gestão reduz interfaces, elimina sobreposições e ganha escala para negociar. O efeito aparece em menos horas administrativas, em menor ociosidade e em tempos de resposta mais curtos. Além disso, contratos integrados tornam mais simples a implantação de tecnologias de monitoramento, como sistemas de chamados e painéis de indicadores, que ajudam a antecipar problemas e manter o desempenho dentro da meta combinada.

Áreas críticas e desenho operacional: como estabilizar o consumo

A previsibilidade de consumo nasce da soma entre equipamento adequado e procedimento claro. Quando a operação define a quantidade de produto por uso, valida a autonomia por recarga e estabelece janelas de reabastecimento coerentes com o pico de movimento, a variabilidade mensal cai. Essa estabilidade facilita o planejamento de compras e libera tempo da equipe para focar em pontos críticos, como a limpeza de superfícies de maior contato ou a resposta a chamados em horários sensíveis.

Em ambientes técnicos e áreas de apoio, o ganho vem do acoplamento entre escolha de ferramentas e método. Panos industriais, wipers e utensílios de manutenção precisam ser especificados com base na superfície e na natureza do resíduo, para evitar retrabalhos e encurtar o tempo até o resultado esperado. A ergonomia deve entrar na equação desde o início, porque um procedimento que reduz movimentos desnecessários poupa energia da equipe e aumenta a produtividade ao longo do turno. Ao final, a pergunta que guia as escolhas é sempre a mesma: o arranjo proposto reduz deslocamentos, elimina gargalos e mantém a disponibilidade no padrão desejado?

Treinamento, indicadores e produtividade em rota

Sem pessoas preparadas e métricas claras, qualquer padrão técnico se dilui no dia a dia. O ponto de partida é construir uma linha de base com poucos indicadores, fáceis de medir em campo e diretamente ligados ao resultado. Consumo por usuário em banheiros principais, tempo de ciclo de limpeza por tipo de ambiente e taxa de chamados emergenciais por turno são exemplos que capturam boa parte da variação. O importante é comparar janelas equivalentes, como semanas com perfis semelhantes de fluxo, para que as variações reflitam mudanças de procedimento e não ruído operacional.

A formação da equipe precisa traduzir especificações em rotinas observáveis. A melhor ficha técnica é aquela que cabe no bolso e na cabeça do time, com etapas claras, critérios de qualidade e indicações de segurança. Sessões curtas de reciclagem, observações em campo e feedback rápido ajudam a consolidar o padrão e corrigir desvios. A cada ciclo de medição, o gestor identifica o gargalo mais relevante, testa um ajuste, mede o efeito e decide se incorpora a mudança ao procedimento. Essa cadência enxuta, baseada em ciclos curtos e verificáveis, é a forma mais segura de transformar metas em resultado.

O desenho de rotas de trabalho é outro vetor de economia. Mapear a sequência ideal de tarefas, aproximar estoques dos pontos de reposição e sincronizar atividades interdependentes, como coleta de resíduos e reabastecimento, reduz deslocamentos improdutivos e evita interrupções. Em operações distribuídas, pequenos ganhos por turno se acumulam e liberam horas mensais suficientes para atacar problemas crônicos ou reforçar a presença em horários de pico. Ao lado disso, registrar incidentes recorrentes, como indisponibilidades pontuais ou variações de consumo em determinados andares, cria material para análise de causa e prevenção.

Sustentabilidade e conformidade que economizam

A Santher Professional transforma sustentabilidade em eficiência operacional. Seus dispensers com controle de porções reduzem consumo e resíduos, enquanto refis de alta capacidade diminuem trocas e deslocamentos. Soluções com melhor aproveitamento logístico liberam espaço de estoque e agilizam o trabalho em ambientes de alta circulação — como hospitais, escolas, indústrias e varejo.

Mais que economia, os produtos Santher Professional simplificam a conformidade com a NR-24, norma que define padrões de higiene e conforto em banheiros, vestiários e áreas de refeição. Isso evita retrabalhos, reduz riscos legais e garante disponibilidade das áreas comuns, mesmo em operações complexas com equipes próprias ou terceirizadas.

Além de cortar custos diretos, as soluções Santher Professional permitem medir impacto ambiental e eficiência em tempo real — menos consumo por usuário, menos resíduos e mais autonomia por recarga. Essa visibilidade traz previsibilidade de gastos, fortalece a reputação sustentável da empresa e cria um ciclo contínuo de melhoria.

Como a Santher Professional pode apoiar sua gestão

A Santher Professional oferece um portfólio de soluções que se adaptam a diferentes cenários de uso, ajudando sua operação a alcançar previsibilidade de consumo e disponibilidade. Dispensers com distribuição consistente e capacidades variadas, aliados a linhas de papéis e wipers com alto rendimento por recarga, permitem dimensionar cada ponto conforme o fluxo real de usuários e as metas de autonomia por ambiente. O resultado prático é menos desperdício, menos intervenções emergenciais e uma rotina mais estável para a equipe.

Para dar o próximo passo rumo a uma gestão de facilities mais eficiente, conheça o portfólio completo da Santher Professional e avalie as combinações que melhor se alinham às metas da sua gestão de facilities.